Politique en matière de confidentialité et d’utilisation des données

Mise à jour 15 septembre 2023

PRÉSENTATION

Le Vieux Clocher de Magog est une corporation sans but lucratif qui opère les opérations de la Salle de spectacle du même nom. Au fil des ans, le Vieux Clocher profite de quelques agrandissements, ce qui lui permet d’accueillir 400 personnes. Grâce à l’intimité qui y règne et à son acoustique exceptionnelle, cette salle devient une institution, un lieu unique où les artistes présentent leur spectacle en primeur avant la rentrée montréalaise. On y reçoit les plus grands noms en humour et en chanson. Le trottoir des artistes, une allée piétonnière ornée de tuiles commémoratives, témoigne d’ailleurs de leur premier passage au Vieux Clocher de Magog.

La mission du Vieux Clocher de Magog est de promouvoir et de diffuser les arts de la scène et de les rendre accessibles à la population.

En tant que diffuseur professionnel depuis 50 ans, Le Vieux Clocher de Magog se veut un acteur incontournable du développement de sa communauté en favorisant l’intégration des arts et de la culture,

INTRODUCTION

La présente politique a pour but de définir le cadre régissant le traitement, l’utilisation et le stockage des données personnelles recueillies par le personnel du Vieux Clocher de Magog ou par ses différentes plateformes sois : le service de billetterie, du site Web et des réseaux sociaux.

PORTÉE ET LIMITE DE CETTE POLITIQUE

Le Vieux de Magog reconnaît les politiques et condition d’utilisation mise en place par son fournisseur de service de billetterie Réseau Ovation comme faisant partie intégrante du processus d’achat, la présente politique et l’ensemble des conditions qui y sont décrites n’engagent que le Vieux Clocher de Magog. (Si question en lien avec les politiques du Réseau Ovation , cliquez ici)

Toute personne, qui transmet ses renseignements personnels à un membre du personnel ou de l’équipe, que ce soit pour elle- même ou pour un groupe, est présumée avoir librement accepté ces conditions.

Enfin, Le Vieux Clocher de Magog se réserve le droit de modifier ou d’amender cette politique à tout moment et pour toute raison. Il est de la responsabilité du client et des utilisateurs de nos services d’en prendre connaissance.

POLITIQUE EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ET D’UTILISATION DES DONNÉES

Le Vieux Clocher de Magog s’engage à la protection de la vie privée de sa clientèle dans le cadre de la collecte des renseignements personnels et des données nécessaires aux opérations de la billetterie, de l’infolettre, de notre site et des réseaux sociaux. Des moyens sont mis en place afin d’assurer la confidentialité et la protection de ces renseignements personnels.  L’ensemble du personnel s’est engagé formellement à observer ces règles de confidentialité.

1. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1.1 Type de renseignements recueillis et conservés au dossier client

• Nom Complet
• Coordonnées, numéro de téléphone, code postal et adresse électronique
• Renseignement sur le mode de paiement utilisé (aucune information financière, telle que : CVV, numéro de carte ainsi que la date d’expiration ne sont pas enregistrée au dossier)
• Renseignement relatif à la réservation de billets, les spectacles choisis et leur historique

1.2 Point d’entrée des données clients

• Les renseignements personnels sont collectés via les différents points de vente (billetterie par téléphone et au comptoir, par la plateforme de billetterie en ligne du réseau ovation, par l’entremise du site web du VCM et de ses réseaux sociaux.
• La collecte se fait principalement lors de la réservation et l’achat des billets de spectacles et lors des communications avec le service à la clientèle.
• Fait à noter que quelques renseignements demandés sont facultatif, tel que l’adresse courriel et l’inscription à l’infolettre.
• D’autres sont cependant obligatoires afin d’effectuer l’achat auprès de certains points de vente (tel que le numéro de carte de crédit, pour les achats en ligne et par téléphone);
• Le refus de fournir certains des renseignements personnels demandés pourrait limiter les possibilités de prestation des services de billetterie
• Lorsqu’un client ne souhaite fournir aucun renseignement personnel, sa seule option demeure l’achat de billets au comptoir de billetterie en argent comptant. II est important de savoir que dons cette situation, il sera impossible d’associer cet achat au compte client : par conséquent, il sera également impossible de communiquer toute confirmation d’achat, de rappel de spectacle et tout changement éventuel (par exemple en cas de report ou d’annulation du spectacle) au dit client, comme il sera impossible d’effectuer tout échange ou remboursement

1.3 Droits d’accès et modifications des renseignements personnels

• Les renseignements personnels présents au dossier client appartiennent au client, qui fait confiance au Vieux Clocher de Magog pour les héberger et s’en servir de façon judicieuse. En aucun cas ces informations personnelles ne peuvent être partagées, distribuées ou revendues.
• En tout temps, sur demande écrite et en fournissant une preuve d’identification, un client est en droit de consulter, de demander à modifier ou à retirer des informations incluses à son dossier. Pour ce faire, il suffit de communiquer avec le personnel de billetterie durant les heures d’ouverture 13h à 17h, au 819 847 0470. II est également possible de le faire en écrivant à Info@vieuxclocher.com

1.4 Infolettre et communications associées aux achats

• À moins d’avis contraires de sa part, tout client ayant consenti à ajouter une adresse courriel valide à son dossier recevra à cette adresse les communications reliées à ses activités d’achat, telles que les confirmations d’achat, les rappels de spectacle, les avis de report ou d’annulation, etc. Ces communications sont envoyées en notre nom, par l’entremise du service de billetterie offert par notre partenaire Réseau Ovation.
• Tout client ayant ajouté une adresse courriel à son dossier et ayant réalisé un achat à l’intérieur des deux dernières années est considéré comme un client ayant donné son accord « tacite », afin de recevoir nos infolettres, transmises par l’entremise de l’un de nos fournisseurs de messagerie SendPulse. Tout client ayant donné son consentement verbalement, ou en ligne, afin de s’inscrire à notre infolettre, est considéré comme un client ayant donné son accord « exprès ». Ces deux catégories de clients sont réputées avoir accepté de recevoir les infolettres de leur choix.
• Une façon de s’assurer de bien recevoir les différentes communications relative à l’achat et aux infolettres est d’ajouter ces adresses au carnet de contacts autorisés : infolettre@vieuxclocher.com , info@vieuxclocher.com et mailer@ovation.qc.ca

 1.5 Transfert de données à des tiers

• À moins d’obtenir le consentement du client, aucun renseignement personnel ne peut être divulgué à aucune autres entreprise ou partenaire autrement que de la manière énoncée dans la présente politique de confidentialité
• Il est possible toutefois que Le Vieux Clocher de Magog doive donner accès à une partie des renseignements personnels comme le gestionnaire de son système de billetterie et fournisseur Réseau Ovation. Afin d’assurer le fonctionnement des transactions et des services de billetterie.

2. UTILISATION ET ANALYSE DES DONNÉES CLIENTS

• L’équipe de billetterie du Vieux Clocher de Magog, pourrait de façon occasionnelle utiliser les données recueillies et les analyser afin d’optimiser l’expérience client, mettre l’ensemble des dossiers à jour, ajuster les services et planifier les différentes stratégies de communication.
• Outre pour effectuer les transactions d’achats de billets, les données peuvent être utilisées aux fins suivantes :
  • Pour répondre aux demandes d’information
  • Pour des fins de marketing et d’analyse de marché
  • Pour cibler besoins et intérêts des clients
  • Pour communiquer les offres de façon ciblée
  • Pour prévenir la fraude et pour toutes fins autorisées ou exigées par la loi

3. UTILISATION DE TÉMOINS ET DE PIXELS POUR LA CUEILLETTE DE DONNÉES

• Comme la plupart des sites Web, le site Internet du Vieux Clocher ainsi que le site transactionnel du Réseau Ovation, où se conclut les transactions d’achat des spectacles, utilisent des fichiers témoins (cookies) pour faire le suivi des achats ou autres activités en ligne de leurs visiteurs, afin d’améliorer leur expérience sur le site.
• Ils recueillent ainsi des renseignements de nature anonyme, tels que des adresses de protocole Internet (IP), le domaine utilisé pour accéder au site web, le type et la version du navigateur ou du système d’exploitation, les sites Internet référents, le détail des pages consultées, l’activité sur les hyperliens et les recherches effectuées sur le site.
• Des informations de nature démographique sont également collectées afin de brosser un portrait statistique des visiteurs fréquentant les sites, tels que la tranche d’âge, la répartition géographique, la langue utilisée, le nombre de visiteurs par page, leur temps moyen d’utilisation et le chemin emprunté à travers le site Web.
• Bien que Le Vieux Clocher de Magog utilise Google Analytics afin d’analyser l’audience de son site www.vieuxclocher.com et en améliorer son contenu, un échange de renseignements s’effectue également entre l’ordinateur du visiteur, le serveur du site, les serveurs de Google Analytics, Google AdWords, sendpulse et Facebook, par l’entremise des différents pixels et balises intégrés au contenu du site. Ces outils permettent de collecter certains événements clés effectués sur le site, mais également de déclencher des utilitaires qui pourront aider à améliorer l’expérience des utilisateurs. Ces entreprises utilisent elles-mêmes des témoins (cookies), mais ceux-ci sont cependant régis par leurs propriétaires respectifs et Le Vieux Clocher de Magog n’a aucun contrôle sur eux et décline toute responsabilité quant à leur utilisation.
• La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins de connexion, mais il est possible en tout temps de les refuser ou de les désactiver en consultant les options de configuration de votre navigateur. Cependant, si en refusant leur utilisation ou en les désactivant, certaines fonctionnalités du site Web pourraient ne plus être disponibles. Après votre utilisation, il est également possible de supprimer les témoins de navigation.
• Visitez la page correspondante au navigateur que vous utilisez afin d’en savoir plus

4. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

• Le Vieux Clocher de Magog prend toutes les mesures de sécurité commercialement raisonnables et nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés ou conservés, selon la nature des renseignements, les fins auxquelles ils doivent être utilisés, la quantité et la distribution des renseignements et le média sur lequel ils sont conservés.
• Les méthodes de protection incluent :
  • des mesures physiques (telles que l’accès limité aux bureaux);
  • des mesures organisationnelles (telles que des autorisations de sécurité);
  • et des mesures technologiques (telles que l’utilisation de mots de passe).
• Le Vieux Clocher de Magog sensibilise ses employés à l’importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels, et de tels renseignements ne seront accessibles qu’aux employés en ayant besoin pour effectuer leur travail. En outre, ces employés devront notamment utiliser des mots de passe afin d’accéder aux renseignements personnels.
• Les renseignements personnels sont stockés de façon sécuritaire sur les serveurs associés à notre système de billetterie. Dans l’éventualité où ces renseignements personnels seraient stockés chez un fournisseur de services de Le Vieux Clocher de Magog ces derniers devront respecter des conditions contractuelles strictes les obligeant à maintenir la confidentialité de tous les renseignements personnels et à ne les utiliser qu’aux fins liées à leur prestation de services. Étant donné le caractère public d’Internet, le client reconnaît et comprend que la sécurité des communications via Internet ne peut être garantie. Le Vieux Clocher de Magog ne peut garantir, et ne pourra engager sa responsabilité de quelque manière que ce soit pour toute violation de confidentialité, et tout piratage, virus, perte, vol ou modification des informations transmises ou stockées sur les systèmes du Vieux Clocher de Magog, de son partenaire fournisseur Réseau Ovation.
• Afin d’assurer un niveau de sécurité supplémentaire de vos renseignements personnels, Le Vieux Clocher de Magog recommande à sa clientèle de ne jamais divulguer les identifiants qu’elle utilise pour accéder à son profil d’utilisateur, puisque ceux-ci donnent accès à ses renseignements personnels. Le Vieux Clocher de Magog recommande également à sa clientèle de prendre bien soin de clore la session d’accès au profil d’utilisateur et de fermer la fenêtre du navigateur au moment de cesser l’utilisation de la plateforme de billetterie.
• Il est de la responsabilité du client de maintenir la confidentialité des identifiants qu’il utilise pour accéder à son profil d’utilisateur. En conséquence, celui-ci est responsable de toute activité survenant depuis son profil ou avec les identifiants qui y donnent accès.
• Si vous croyez que la confidentialité de votre profil d’utilisateur, de vos identifiants y donnant accès ou la sécurité de vos renseignements personnels a été compromise de quelque manière que ce soit, veuillez contacter immédiatement notre gestionnaire responsable de la protection des renseignements personnels afin que celui-ci enregistre l’incident, voie à la meilleure intervention possible et au besoin, rapporte l’incident à la Commission d’accès à l’information en cas de risque sérieux de préjudice.
• Malgré ce qui précède, Le Vieux Clocher de Magog pourra se fier à l’autorité de toute personne ayant accès à un profil d’utilisateur ou faisant usage des informations y donnant accès et en aucun cas nous ne pourrons être tenus responsables pour tout frais, responsabilité civile ou dommage découlant : (i) d’une action ou omission de notre part eu égard à cette stipulation; (ii) de la compromission de la confidentialité d’un profil d’utilisateur ou des informations y donnant accès; et (iii) de l’accès non autorisé à un profil d’utilisateur ou de l’utilisation non autorisée des informations y donnant accès.

5. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

• Le Vieux Clocher de Magog prend toutes les mesures de sécurité commercialement raisonnables et nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés ou conservés, selon la nature des renseignements, les fins auxquelles ils doivent être utilisés, la quantité et la distribution des renseignements et le média sur lequel ils sont conservés.
• Le droit de la vie privée est en évolution rapide et, en conséquence, nous pourrions modifier cette Politique de temps à autre à notre discrétion sans aucun préavis ou responsabilité envers vous ou toute autre personne. La cueillette, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Le Vieux Clocher de Magog seront régies par la plus récente version de cette Politique.

INFORMATION

Pour en savoir plus sur la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, visitez la page dédiée à cet effet. Pour en savoir plus sur la commission d’accès à l’information et l’évolution de ses projets de loi, visitez leur page.

Pour apporter un changement à votre dossier client : communiquez avec la billetterie au 819 847-0470 ou par courriel à info@vieuxclocher.com

Pour toute question, commentaire ou plainte en regard de cette présente politique : vous pouvez communiquer avec notre gestionnaire responsable de la protection des renseignements personnels par adm@vieuxclocher.com par téléphone, ou encore par la poste :

René Caza, directeur adjoint
64, rue merry nord
Magog (Québec), j1x2e6

819 847-0470